คุณต้องรู้อะไรบ้างเกี่ยวกับการเก็บถาวรเอกสาร?
การเก็บถาวรเอกสารหมายถึงการจัดเก็บเอกสารที่ไม่ได้ใช้บ่อย องค์กรมักจะเก็บเอกสารไว้เป็นบันทึกทางประวัติศาสตร์ ไม่ใช่แค่ธุรกิจและองค์กรเท่านั้นที่เก็บเอกสาร บุคคลต่างๆ ยังได้เริ่มเก็บถาวรเอกสารด้วยเหตุผลหลายประการ
มักจะมีวิธีการและข้อควรพิจารณามากมายที่เกี่ยวข้องกับการเก็บถาวรเอกสาร ในบางกรณี องค์กรอาจมีนโยบายที่ชัดเจนในการจัดการเอกสาร
ขั้นตอนการเก็บถาวรมักมีการระบุไว้ภายในองค์กร ธุรกิจและองค์กรจัดเก็บสื่อประเภทต่างๆ รวมถึงบันทึกทางอิเล็กทรอนิกส์
จุดมุ่งหมาย
มีสาเหตุหลายประการที่ทำให้องค์กรเก็บเอกสารถาวร ส่วนใหญ่มักเกี่ยวข้องกับบทบาทขององค์กรหรือวัตถุประสงค์ขององค์กร
เอกสารที่เก็บถาวรส่วนใหญ่มักมีความสำคัญทางประวัติศาสตร์หรือวัฒนธรรม ธุรกิจเก็บถาวรเอกสารด้วยเหตุผลทางการเงินหรือทางกฎหมายด้วย ซึ่งจะช่วยในการรักษาบันทึกเอกสารที่ผ่านมาที่เชื่อถือได้ การเก็บถาวรเป็นหนึ่งในวิธีที่มีประสิทธิภาพมากที่สุดในการดำเนินการดังกล่าว
สิ่งที่ควรพิจารณา
การพิจารณาขั้นตอนต่างๆ อย่างรอบคอบถือเป็นสิ่งสำคัญสำหรับองค์กรที่ต้องการจัดเก็บเอกสาร ข้อพิจารณาเบื้องต้นคือการตัดสินใจเลือกประเภทของเอกสารที่จำเป็นต้องเก็บถาวร
เอกสารที่พิจารณาสำหรับการเก็บถาวรอาจมาจากการดำเนินการในอดีตและที่กำลังดำเนินอยู่ การเก็บถาวรเอกสารจากการดำเนินงานที่กำลังดำเนินอยู่มักเกี่ยวข้องกับกำหนดการ องค์กรจะตัดสินใจกำหนดเวลาเมื่อเอกสารจำเป็นต้องเก็บถาวร
องค์กรใช้วิธีการเก็บถาวรที่แตกต่างกันขึ้นอยู่กับข้อกำหนดเฉพาะของพวกเขา เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ขั้นสูงมีการจัดเก็บไฟล์จำนวนมาก เครื่องมือใหม่นำเสนอโซลูชันที่คุ้มค่าและมีประสิทธิภาพในการเก็บถาวรเอกสารทุกประเภท
เครื่องมือ
จำนวนเครื่องมือซอฟต์แวร์ที่พร้อมใช้งานสำหรับการเก็บถาวรเอกสารเพิ่มขึ้นจากปี 2011 ซึ่งช่วยให้องค์กรต่างๆ สามารถเก็บถาวรเอกสารได้ด้วยต้นทุนที่ต่ำ ต้นทุนต่ำทำให้แม้แต่บุคคลทั่วไปก็สามารถเก็บถาวรเอกสารได้
การเก็บถาวรซอฟต์แวร์เป็นเครื่องมือที่องค์กรใช้ เครื่องมือเก็บถาวรเอกสารที่จัดเก็บในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ นอกจากนี้ เอกสารกระดาษและสื่ออื่นๆ ยังถูกจัดเก็บถาวรโดยใช้เครื่องมือเหล่านี้
องค์กรสามารถเลือกแปลงรายการที่ไม่ใช่ดิจิทัลเป็นรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์หรือสแกนเพื่อจัดเก็บได้ ซึ่งจะช่วยลดพื้นที่ทางกายภาพที่จำเป็นในการจัดเก็บเอกสารเพื่อการเก็บบันทึกที่มีประสิทธิภาพ
ความเสี่ยง
มีความเสี่ยงหลายประการที่เกี่ยวข้องกับเอกสาร ระบบจัดเก็บข้อมูล. องค์กรจะต้องพิจารณาความเสี่ยงเหล่านี้ก่อนที่จะพัฒนานโยบายการเก็บถาวรเอกสาร
องค์กรได้ประโยชน์จากการจัดเก็บเอกสารในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ สิ่งนี้จะเกิดขึ้นได้ก็ต่อเมื่อไฟล์เก็บถาวรนั้นปลอดภัย องค์กรต่างๆ มักจะใช้มาตรการป้องกันที่เพียงพอ ซึ่งจะช่วยปกป้องความปลอดภัยและความเสถียรของไฟล์เก็บถาวร มีบริการและเครื่องมือการเก็บถาวรมากมายที่ใช้เพื่อจุดประสงค์นี้
ประโยชน์
การเกิดขึ้นของโซลูชั่นทางเทคโนโลยีได้เพิ่มคุณประโยชน์ของระบบการเก็บถาวรเอกสาร บันทึกอิเล็กทรอนิกส์ต้องการพื้นที่ทางกายภาพน้อยลง ในบางกรณีจะไม่ได้จัดเก็บไว้ในสถานที่หลักขององค์กรหรือธุรกิจด้วยซ้ำ
องค์กรต่างๆ ยังได้เริ่มใช้บริการการจัดการเอกสารภายนอกสำหรับการเก็บถาวรเอกสาร เมื่อองค์กรใช้บันทึกอิเล็กทรอนิกส์ พวกเขาจะสามารถเข้าถึงได้ทุกเมื่อที่จำเป็น นี่เป็นข้อดีอีกอย่างหนึ่งของการเก็บถาวรเอกสาร
เรียนรู้เกี่ยวกับวัตถุประสงค์ ข้อควรพิจารณา เครื่องมือ ความเสี่ยง และประโยชน์ของการเก็บเอกสารถาวร ความรู้เกี่ยวกับการเก็บถาวรเอกสารจะช่วยให้องค์กรสามารถเริ่มต้นใช้งานโซลูชันการเก็บถาวรที่ปลอดภัยและยืดหยุ่นได้
