ईमेल की जाँच आँकड़े कहते हैं कि अधिकांश लोगों को प्रतिदिन पाँच घंटे से अधिक समय लगता है। ऐसा प्रतीत होता है कि लोग दिन भर आने वाले संदेशों के प्रति आसक्त रहते हैं, यहाँ तक कि गाड़ी चलाते समय भी वे उनसे दूर नहीं रहते। अच्छा नहीं है!
ईमेल अधिकांश लोगों के लिए संचार का प्राथमिक साधन हो सकता है, लेकिन इसका मतलब यह नहीं है कि इसे हर समय होना चाहिए। आइए इसे इस तरह से कहें: क्या आप अपने महत्वपूर्ण अन्य के साथ चौबीसों घंटे संवाद करते हैं? हमने ऐसा सोचा.
किसी भी अन्य दैनिक गतिविधि की तरह, ईमेल की जाँच भी निर्धारित अंतराल पर की जानी चाहिए। अधिकांश लोगों के लिए, एक बार सुबह और एक बार शाम को यह उपाय काम करता है। यदि आप नए संदेशों की जांच करने में लगने वाले समय को सीमित करने का प्रयास करते हैं, तो आप जल्द ही पाएंगे कि आपके पास अन्य (अधिक आनंददायक) गतिविधियों पर खर्च करने के लिए अधिक समय है।
ईमेल शिष्टाचार पर एक शब्द
आज की आभासी दुनिया में ईमेल शिष्टाचार को अच्छा शिष्टाचार माना जाता है (ठीक है, शायद पूरी तरह से आभासी नहीं, लेकिन हम निश्चित रूप से वहां पहुंच रहे हैं)। हालाँकि कोई दिशानिर्देश निश्चित नहीं हैं, कुछ व्यवहार पैटर्न अभी भी दूसरों की तुलना में अधिक स्वागत योग्य हैं।
सबसे पहले, ईमेल भेजने को फ़ोन कॉल की तरह मानें। आप आधी रात में अपने दोस्त को फोन नहीं करेंगे, है ना? इसी तरह, यह सांख्यिकीय रूप से सिद्ध हो चुका है कि निजी उपयोगकर्ताओं के लिए काम के घंटों के बाहर और व्यावसायिक उपयोगकर्ताओं के लिए काम के घंटों के दौरान आने वाले ईमेल दिन के अन्य समय में आने वाले संदेशों की तुलना में अधिक स्वागत योग्य हैं। आधी रात को आने वाले ईमेल का तुरंत समाधान किए जाने की अत्यधिक संभावना नहीं है।
इसके अलावा, संदेश लिखते समय उन्हें संक्षिप्त और संक्षिप्त बनाएं। यही बात विषय पंक्तियों पर भी लागू होती है, जो यह निर्धारित करने वाला एकमात्र कारक है कि प्राप्तकर्ता संदेश खोलेगा या नहीं। अग्रेषित संदेशों को संभालते समय विशेष ध्यान दें। विषय पंक्तियों को हमेशा इस तरह से फिर से लिखा जाना चाहिए कि प्राप्तकर्ता को इसकी सटीक जानकारी मिल सके कि सामग्री से क्या अपेक्षा की जानी चाहिए।
आने वाले ईमेल के साथ अपने "सहवास" को एक सुखद अनुभव बनाने के लिए अपने स्वयं के एक या दो नियम जोड़ें, और आप कुछ ही दिनों में दक्षता में सुधार देखेंगे। हर समय व्यवस्थित और एकाग्र रहें - यह न केवल संभव है, बल्कि प्रदर्शन करना भी आसान है!
आने वाले ईमेल से कुशलतापूर्वक निपटना
आइए इसका सामना करें: हम व्यस्त जीवन जीते हैं, चाहे हम चीजों को आसान बनाने की कितनी भी कोशिश कर लें - यह हमारे समय की कठोर वास्तविकता है। यदि हम ईमेल की जाँच करने और उसका जवाब देने में लगने वाले समय को जोड़ दें, तो हमारे सामने यह तथ्य रह जाता है कि हम हर दिन अपने कीमती समय के कुछ घंटे उन कार्यों पर बर्बाद करते हैं जिन्हें आसानी से अनुकूलित किया जा सकता है।
यह सही है - ईमेल को संबोधित करना कठिन नहीं है, न ही इसे हमारे ख़ाली समय में हस्तक्षेप करने की आवश्यकता है। वास्तव में, कुछ सरल और आसानी से प्रबंधनीय दिशानिर्देश आपको काफी कम समय में सभी नए संदेशों से निपटने में मदद करेंगे।
- ईमेल सूचनाएं बंद करें
यह सुनने में जितना भयावह लग सकता है, यह सरल टिप वास्तव में दुनिया में सभी बदलाव लाती है। आने वाले सभी संदेश महत्वपूर्ण या अत्यावश्यक नहीं होते; वास्तव में, उनमें से अधिकांश में सोशल मीडिया सूचनाएं, समाचार पत्र, मार्केटिंग ऑफ़र और अग्रेषित संदेश शामिल हैं। क्या वाकई इन पर तुरंत ध्यान देने की जरूरत है? कदापि नहीं!
- नए संदेशों को दिन में दो बार जांचें
निःसंदेह, कुछ संदेश स्वागत योग्य और संभावित रूप से लाभकारी होते हैं, और इसलिए उन्हें छोड़ा नहीं जाना चाहिए। यदि आप ईमेल नियमों का उपयोग करते हैं, तो नए ईमेल की जांच करने में बिताया गया समय उतना ही आनंददायक हो जाएगा।
नए संदेशों की जाँच करने के लिए दो समय स्लॉट निर्धारित करें, बेहतर होगा कि एक बार सुबह में और एक बार बिस्तर पर जाने से पहले। उन सत्रों के दौरान, आने वाले सभी संदेशों को संबोधित करें ताकि अगली बार जब आप जांच करें, तो आपको केवल बीच में आए नए ईमेल ही दिखाई देंगे।
ईमेल संबोधित करने का समय सीमित करें. अंतराल आपके द्वारा आमतौर पर प्रति दिन प्राप्त होने वाले ईमेल की मात्रा पर निर्भर करता है, इसलिए कोई सामान्य अनुशंसा नहीं है, लेकिन यह सुनिश्चित करें कि इस कार्य पर दो घंटे से अधिक न खर्च करें। एक साधारण गणना आपको बताएगी कि प्रतिदिन चार घंटे, जो कि एक उदार समय है जिसे आप अन्यथा इत्मीनान से बिता सकते हैं।
- ब्लैकलिस्ट, व्हाइटलिस्ट, फ़ोल्डर और लेबल का उपयोग करें
ईमेल की दृश्यता बढ़ाने और उन्हें संबोधित करने में लगने वाले समय को अनुकूलित करने के लिए, ब्लैकलिस्ट और व्हाइटलिस्ट का उपयोग करने की अनुशंसा की जाती है। इसके लिए सबसे अच्छा क्लाइंट है Mailbird. जहां तक पहले का संबंध है, यह भूलने की सामान्य गलती न करें कि कुछ अवांछित संदेश साधारण अनसब्सक्रिप्शन द्वारा आपके इनबॉक्स को अव्यवस्थित होने से रोक सकते हैं। श्वेतसूची आपके ईमेल क्लाइंट को ईमेल को सर्वोत्तम संभव तरीके से क्रमबद्ध करने में मदद करेगी, जबकि लेबल और फ़ोल्डर बाकी काम करेंगे।
अपने जीवन को संपूर्ण रूप से जीएं!
जब हमारे पास खुद का आनंद लेने के लिए पर्याप्त समय नहीं है तो इलेक्ट्रॉनिक संदेशों को ब्राउज़ करने में प्रतिदिन पांच घंटे कौन बिताना चाहेगा? यह सही है - कोई नहीं! अपने रोजमर्रा के जीवन को आत्मविश्वास और आसानी से प्रबंधित करना शुरू करने के लिए बस इन आसान दिशानिर्देशों का पालन करें, जबकि एक भी महत्वपूर्ण इलेक्ट्रॉनिक संदेश न चूकें।
