Vaše podjetje je tako močno, kot je močno njegovo varovanje podatkov. Morda ste dolgo delali, da bi zgradili močno blagovno znamko z zanesljivo storitvijo, toda če izgubite vse svoje podatke, kot so ključne informacije, informacije o strankah in še več, lahko vaše podjetje nenadoma naleti na nepričakovan zid, ki se lahko hitro zasuka, da bi vaše podjetje izgubilo dober ugled. Poleg tega stranke morda ne želijo sodelovati s podjetji, ki so malomarna glede varnosti svojih podatkov, in morda vidijo to kot tveganje, v katerega se raje ne bi vključili. 

Zato je – za dobro vašega podjetja in za zaščito tistih, s katerimi delate – varovanje vaših poslovnih podatkov nujno potrebno. 

Zakaj bi morali vedno zaščititi svoje poslovne podatke

Zaščita vaših poslovnih podatkov ne zadeva le tega, kar počnete ali nudite kot podjetje. Gre tudi za zaščito tistih, ki delajo v vaši organizaciji, ter zaščito podatkov strank in sodelavcev. 

Pri zaščiti vaših poslovnih podatkov ste: 

  • Varno in zaščiteno vodenje evidenc zaposlenih 
  • Zaščita identitete vaših zaposlenih 
  • Zaščita podatkov o strankah
  • Varovanje občutljivih informacij, kot so finančni zapisi
  • Zaščita vaše poslovne blagovne znamke 
  • Zaščita ugled vašega podjetja 
  • Zaščitite svoje podjetje z izogibanjem tveganjem 

Kako ohraniti varnost svojih poslovnih podatkov 

Tu so ključne metode za zaščito vaših poslovnih podatkov. 

Vedno varnostno kopirajte svoje podatke 

Varnostno kopiranje podatkov bi moralo biti del vaše dnevne rutine in ga ne smete nikoli zanemariti. Nekega dne, ko boste morda pozabili varnostno kopirajte podatke, ali se morda zdi nepotrebno, je en dan, ko gre lahko kaj narobe in izgubite vse svoje ključne informacije. 

Rutino varnostnega kopiranja je mogoče preprosto izvesti in ni nujno, da je to dolg postopek, ki bi ga morali opraviti ročno. Obstaja veliko možnosti za digitalne varnostne kopije, ki jih je mogoče nastaviti tako, da se vsak dan samodejno izvajajo, ne da bi vam bilo treba dvakrat premisliti. 

Zaščitite svoje internetno omrežje

Zagotoviti morate, da je omrežje, v katerem deluje vaše podjetje, varno in zaščiteno pred kakršnimi koli napadi. To pomeni zasebno internetno povezavo z najboljšimi varnostnimi ukrepi, vključno z internetno varnostjo za zaščito pred zlonamerno programsko opremo, ki lahko opozori na težave ali tvegano vedenje. 

Vaše omrežje bi moralo razmisliti tudi o zaščiti z geslom in dobro je, da nastavite dovoljenja znotraj podjetja, tako da imajo le določeni posamezniki dostop do določenih podatkov v omrežju. 

Investirajte v sistem za upravljanje digitalnih sredstev (DAM).

Danes bo veliko vaših poslovnih podatkov digitalne vsebine. Številna podjetja morda celo poslujejo samo z digitalno vsebino. Ne glede na to, ali so vaša digitalna sredstva velika ali majhna, je še vedno vse pomembnejše da so ustrezno upravljani in zaščiteni pred izgubo, krajo ali drugimi ogrožanji podatkov. 

Sistem za upravljanje digitalnih sredstev ne deluje samo za zaščito vaših digitalnih podatkov, ampak vam tudi zelo olajša ogled, skupno rabo in upravljanje. Za zaposlene posameznike in podjetja je to lahko velika prednost, da ostanejo na tekočem z digitalno vsebino in procesi ter naredijo poslovanje veliko lažje – pa tudi varno in zaščiteno. 

Ustrezno usposobite svoje zaposlene 

Poslovne podatke je mogoče preprosto ogroziti s klikom na gumb. Če zaposleni nevede odpre sumljivo priponko ali e-pošto ali je nepreviden pri prijavah in pusti določene podatke izpostavljene, je to lahko katastrofalno, če so vaši poslovni podatki poškodovani ali vdori. 

Izvajanje temeljito usposabljanje zaposlenih tako da bodo razumeli, kako varno delati v vašem poslovnem omrežju na spletu in kako pravilno prepoznati kakršno koli sumljivo vedenje, bo na splošno pripomoglo k ohranjanju varnosti vaših poslovnih podatkov. Nikoli ne jemljite za samoumevno, da zaposleni, ki jih najamete, popolnoma razumejo, kako ostati varen na spletu, saj lahko zlahka pride do človeške napake, zlasti med napornimi delovniki. 

Po potrebi opravite preverjanje preteklosti 

Če vaše podjetje posluje z velikim številom ljudi, potem želite biti prepričani, da lahko zaupate ljudem, s katerimi delate. Pri izbiri novih izvajalcev, dobaviteljev, zaposlenih ali katerega koli novega posameznika, ki bo nato imel dostop do vaših poslovnih podatkov, morate biti prepričani, da bodo vaši podatki pri njih varni. 

Preverjanje preteklosti je lahko pri tem zelo koristno, kadar je to potrebno, in lahko vzpostavi raven zaupanja, da se zagotovi, da je vse zaščiteno. 

Odstranite fizične podatke na ustrezen način 

Če imate zaupne datoteke, izpise, pisma ali druge kritične poslovne podatke v fizični obliki, ki jih morate odstraniti, morate zagotoviti, da to storite na ustrezen način. Razrezovanje papirnatih datotek in njihovo pravilno odlaganje pomeni, da vaših poslovnih podatkov ni mogoče videti na papirju.

Prepričajte se, da imate vzpostavljen sistem za datoteke ali zaupne podatke, ki jih je treba odstraniti, zlasti finančne ali bančne podatke. 

Vedno izvajajte ocene tveganja

Ohranjanje varnosti vaših podatkov ni le enkratna implementacija, na katero lahko potem pozabite. Varovanje vaših podatkov je treba prilagajati z rastjo vašega podjetja in z vsakim novim uvedenim procesom. Redno Ocena tveganja in preverjanje podatkov bo poskrbelo, da boste vedno na tekočem z varstvom podatkov in da bodo vedno redno prepoznana nova potencialna tveganja. 

To pomeni, da je vašo zaščito podatkov nato mogoče prilagoditi tako, da bo varna pred vsemi novimi tveganji. Zlasti v spletnem svetu se lahko kadar koli pojavijo nova tveganja in oblike napadov, zato morate biti prepričani, da vaše podjetje vedno uporablja najnovejše metode za zaščito pred kibernetskimi napadi in več. 

Končna thoughts

Ohranjanje varnosti vaših poslovnih podatkov pomeni, da najprej razumete vsa možna tveganja zanje. Nato lahko razvijete strategijo, ki ustreza vašim poslovnim podatkom in procesom, da zagotovite, da so zajete vse poti. To je treba nato redno vzdrževati in prilagajati, da bo vaše podjetje vedno na vrhu, ko gre za varstvo podatkov.