Fyrirtækið þitt er aðeins eins sterkt og gagnavernd þess. Þú gætir hafa unnið lengi að því að byggja upp sterkt vörumerki með áreiðanlegri þjónustu, en ef öll gögn þín glatast, svo sem lykilupplýsingar, viðskiptavinaupplýsingar og fleira, þá gæti fyrirtækið þitt skyndilega lent á óvæntum múrsteinsvegg sem getur auðveldlega farið í hringi, missa fyrirtæki þitt gott orðspor. Ennfremur gætu viðskiptavinir ekki viljað vinna með fyrirtækjum sem eru illa haldnir um gagnaöryggi þeirra og geta litið á þetta sem áhættu sem þeir vilja helst ekki taka þátt í. 

Þess vegna - til heilla fyrir þitt eigið fyrirtæki og til að vernda þá sem þú ert að vinna með - að halda viðskiptagögnum þínum öruggum er algjör nauðsyn. 

Af hverju þú ættir alltaf að vernda viðskiptagögnin þín

Að vernda viðskiptagögnin þín snýst ekki bara um það sem þú gerir eða veitir sem fyrirtæki. Það snýst líka um að vernda þá sem starfa innan fyrirtækis þíns og vernda upplýsingar viðskiptavina og samstarfsmanna líka. 

Þegar þú vinnur að því að vernda viðskiptagögn þín ertu: 

  • Að halda skrám starfsmanna öruggum og vernduðum 
  • Verndaðu auðkenni starfsmanna þinna 
  • Að tryggja upplýsingar um viðskiptavini
  • Að tryggja viðkvæmar upplýsingar, svo sem fjárhagsskrár
  • Að vernda vörumerki fyrirtækisins 
  • Vernd orðspor fyrirtækis þíns 
  • Tryggðu fyrirtæki þitt með því að forðast áhættu 

Hvernig á að halda viðskiptagögnum þínum öruggum 

Hér eru mikilvægar aðferðir til að vernda viðskiptagögnin þín. 

Taktu alltaf öryggisafrit af gögnunum þínum 

Öryggisafritun gagna ætti að vera hluti af daglegu lífi þínu og ætti aldrei að vera vanrækt. Eina daginn sem þú gætir gleymt því taka afrit af gögnum þínum, eða finnst það kannski óþarfi, er sá dagur þar sem eitthvað getur farið úrskeiðis og þú tapar öllum mikilvægum upplýsingum þínum. 

Auðvelt er að útfæra öryggisafritunarrútínu og það þarf ekki að vera langt ferli sem þú þarft að gera handvirkt. Það eru margir möguleikar fyrir stafræna öryggisafrit sem hægt er að setja upp til að keyra sjálfkrafa daglega, án þess að þú þurfir að hugsa þig tvisvar um. 

Haltu netkerfinu þínu öruggu

Þú þarft að tryggja að netið sem fyrirtækið þitt er að vinna á sé öruggt og uppsett gegn öllum árásum. Þetta þýðir einkanettenging með bestu öryggisráðstöfunum til staðar, þar á meðal netöryggi til að vernda gegn spilliforritum og sem getur tilkynnt um vandamál eða áhættuhegðun. 

Netið þitt ætti einnig að huga að lykilorðavernd og það er góð hugmynd að setja upp heimildir innan fyrirtækisins þannig að aðeins ákveðnir einstaklingar hafi aðgang að tilteknum gögnum á netinu. 

Fjárfestu í Digital Asset Management (DAM) kerfi

Svo mikið af viðskiptagögnum þínum þessa dagana verður stafrænt efni. Mörg fyrirtæki geta jafnvel aðeins starfað með því að nota stafrænt efni. Hvort sem stafrænar eignir þínar eru umtalsverð upphæð eða lítið, þá er það samt sífellt mikilvægara að þeim sé stjórnað í samræmi við það og varið gegn tapi, þjófnaði eða öðrum málamiðlun gagna. 

Stafrænt eignastýringarkerfi virkar ekki aðeins til að vernda stafrænu gögnin þín heldur gerir það einnig miklu auðveldara fyrir þig að skoða, deila og stjórna líka. Fyrir upptekna einstaklinga og fyrirtæki getur þetta verið mikil blessun til að fylgjast með stafrænu efni og ferlum og gera viðskiptin miklu auðveldari - auk þess að vera örugg og vernduð. 

Þjálfðu starfsmenn þína í samræmi við það 

Viðskiptagögn geta auðveldlega komið í hættu með því að smella á hnapp. Ef starfsmaður opnar óafvitandi grunsamlegt viðhengi eða tölvupóst eða er kærulaus með innskráningu og skilur eftir tiltekin gögn, þá getur það verið skelfilegt ef viðskiptagögn þín eru skemmd eða brotist inn. 

Framkvæmd ítarlega þjálfun fyrir starfsmenn svo að þeir skilji hvernig á að vinna á öruggan hátt innan viðskiptanetsins þíns á netinu og hvernig á að bera kennsl á grunsamlega hegðun á réttan hátt, mun það hjálpa til við að halda viðskiptagögnum þínum öruggum og öruggum. Aldrei taka sem sjálfsögðum hlut að starfsmenn sem þú ræður skilji að fullu hvernig eigi að vera öruggur á netinu, þar sem mannleg mistök geta auðveldlega átt sér stað, sérstaklega á annasömum vinnudögum. 

Framkvæma bakgrunnsathuganir þar sem þörf krefur 

Ef fyrirtæki þitt fjallar um mikinn fjölda fólks, þá viltu vera viss um að þú getir treyst fólkinu sem þú vinnur með. Þegar þú velur nýja verktaka, birgja, starfsmenn eða hvaða nýjan einstakling sem þá hefur aðgang að viðskiptagögnum þínum þarftu að vera viss um að gögnin þín séu örugg hjá þeim. 

Bakgrunnsskoðanir geta verið verulega gagnlegar fyrir þetta þegar þörf krefur og geta byggt upp traust til að tryggja að allt sé varið. 

Fargaðu líkamlegum gögnum á réttan hátt 

Ef þú ert með trúnaðarskrár, útprentanir, bréf eða önnur mikilvæg viðskiptagögn sem eru í líkamlegu formi sem þú þarft að farga, þá þarftu að tryggja að þú gerir það á réttan hátt. Að tæta pappírsskrár og farga þeim á réttan hátt þýðir að ekki er hægt að skoða viðskiptagögnin þín á pappír.

Vertu viss um að hafa kerfi til staðar fyrir skrár eða trúnaðarupplýsingar sem þarf að farga, sérstaklega fjárhags- eða bankaupplýsingum. 

Gerðu alltaf áhættumat

Að halda gögnunum þínum öruggum er ekki bara einskiptisútfærsla sem þú getur síðan gleymt. Aðlaga þarf vernd gagna þinna eftir því sem fyrirtæki þitt vex og með hverju nýju ferli sem er kynnt. Venjulegur áhættumat og gagnaskoðun mun tryggja að þú fylgist alltaf með gagnaverndinni þinni og að nýjar mögulegar áhættur séu alltaf greindar reglulega. 

Þetta þýðir að síðan er hægt að aðlaga gagnavernd þína til að vera örugg gegn hvers kyns nýjum áhættum. Sérstaklega innan netheimsins geta nýjar áhættur og árásarform gerst hvenær sem er, svo þú þarft að vera viss um að fyrirtækið þitt sé alltaf að innleiða nýjustu aðferðir til að vernda gegn netárásum og fleira. 

Final Thoughts

Að halda viðskiptagögnum þínum öruggum þýðir fyrst að skilja alla hugsanlega áhættu fyrir þau. Þú getur síðan þróað stefnu sem hentar viðskiptagögnum þínum og ferlum til að tryggja að farið sé yfir allar leiðir. Þessu ætti síðan að viðhalda reglulega og aðlaga til að vera viss um að fyrirtækið þitt sé alltaf á toppnum þegar kemur að gagnavernd.